Guida pratica dell’organizzazione di un matrimonio all’Hotel i Ginepri

GUIDA PRATICA DELL’ORGANIZZAZIONE DI UN MATRIMONIO ALL’HOTEL I GINEPRI.

PHOTO CREDITS (in ordine di presentazione)

FRANCESCA E RICCARDO di Alessio Nobili 
GIULIA E ION di Thomas Harris
STEFANì E MASSIMILIANO di Alessio Nobili

Nuvole di tulle e profumo di fiori. Tovaglie inamidate e tintinnio di calici. Lanterne accese e sapore di panna. Ho un debole per le feste d’amore, lo confesso. Ho una dipendenza conclamata dalla carica di adrenalina mista a fine stress che solo l’organizzazione di un matrimonio può dare. Lo stato mentale e fisico durante lo svolgimento di un ricevimento nuziale rappresenta un’emozione che si rinnova ogni volta e alla quale non riesco ancora ad abituarmi, anche dopo anni di esperienza alle spalle. Ma d’altronde ho nelle mani il sogno di una coppia e questo rappresenta una grande responsabilità. Un evento ben organizzato sarà in grado di attivare i cinque sensi, lasciando indelebili nella memoria tutti gli attimi di quella giornata. E questo vale, non solo per gli sposi, ma anche per chi come me, si occupa dell’organizzazione. Ed io mi lascio coinvolgere ogni volta. Ho versato lacrime di felicità davanti al sì commosso degli sposi, lacrime di paura che qualcosa potesse andare storto, lacrime di liberazione alla fine di giornate infinite. Lacrime di soddisfazione per il lavoro svolto.

Non sono una wedding planner, è bene chiarirlo da subito. Quest’ultime difendono con le unghie e con i denti la loro professione e a sentire loro sembra che la definizione corretta per il mio lavoro, sulla base delle mie competenze, sia quella di Event/Location Manager. E cosi sia. A onor del vero io mi occupo esclusivamente di quello che accade in location e di tutto ciò che è necessario in struttura per l’organizzazione della festa. Non vi accompagno ad esempio nella scelta dell’abito, estetista o parrucchiera, non mi occupo del viaggio di nozze, delle partecipazioni o delle bomboniere. In realtà io sono anche la padrona di casa e più che preoccuparmi di categorizzare la mia professione in base alle mansioni che svolgo, mi piace occuparmi dei nostri eventi dalla A alla Z, sconfinando da un settore all’altro e nutrendo sempre una grande aspettativa nella riuscita degli stessi, chiedendo sempre di più al mio team di collaboratori. Richiedo sempre di più anche a me stessa, perché come in ogni lavoro creativo, l’asticella della qualità del servizio offerto tende a salire sempre più in alto, per cercare di fare ogni volta meglio della precedente.

Finite le premesse voglio essere sincera con voi. Se pur un poco brutale la verità è che in emergenza sanitaria non ci si sposa. Nella perfezione estetica che si ricerca con l’allestimento di un matrimonio non sono contemplati guanti e mascherine. Questo Coronavirus ha scombussolato i piani a molti di voi, oltre che a me ovviamente. Ma dobbiamo saper aspettare perché il vostro giorno speciale merita tutto il possibile e se sarà necessario vi sposerete in autunno o nel 2021, perché i sogni non si cancellano, piuttosto si rimandano a quando il mondo ritroverà la bussola riprendendo a girare nella giusta direzione: quella dell’amore. Bisogna attendere che un decreto sblocchi tutto ciò che riguarda gli assembramenti e non sappiamo ancora quanto tempo ci vorrà. Ma state tranquilli perché tornerete a sposarvi e io tornerò a prendermi cura di voi. E faremo tutto come prima perché l’ingrediente fondamentale di ogni matrimonio è l’amore, in ogni sua declinazione: baci, abbracci, carezze, sguardi e brindisi carichi di passione. Voglio sapervi tranquilli, siete nelle mie mani e vi chiedo fiducia. Nel frattempo vi voglio ricordare come di solito mi prendo cura di voi, nel miglior modo e con tutto l’impegno possibile. Ma partiamo dall’inizio.

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IL SOPRALLUOGO

Ogni volta che una nuova coppia di futuri sposi mi contatta per ricevere delle informazioni, il grande lavoro che c’è dietro ad ogni matrimonio ricomincia da capo. Questo accade in media dieci, dodici volte all’anno ed io, mi prendo cura di ognuno di voi dal primo istante. Se c’è una cosa che ho capito in questi anni di lavoro è che nel caso della scelta della location la prima impressione è quella che conta. Il primo incontro è anche il più importante, in quanto da esso dipende tutto il resto. Da quei primi attimi insieme, io e voi, ne consegue la scelta o meno del nostro hotel. E quindi mi rendo disponibile da subito, tendendovi la mano. Il mio è un invito a varcare la soglia, liberi dal pregiudizio, con la sola voglia di conoscere l’essenza di questo luogo per capire se è quello che fa al caso vostro.

LA FASE CONOSCITIVA

Alla base di ogni matrimonio ben riuscito c’è un grande lavoro di empatia. Nella fase conoscitiva lo sforzo più grande sta nel cercare di capire chi ho di fronte. Chi sono questi sposi? Da dove vengono? Cosa stanno cercando? Che cosa si aspettano da me? Che gusti hanno? Che tipo di evento hanno in mente? Riuscire ad entrare in sintonia da subito è fondamentale per poter lavorare serenamente ed in un rapporto di reciproca fiducia. Il matrimonio è diverso per ciascuno di voi, ognuno lo immagina in modo personale e io, con la mia esperienza, cerco di interpretate i vostri gusti e desideri, realizzando l’evento che avete sempre sognato. Ci sono coppie semplici, coppie più pretenziose, coppie di buongustai, coppie con i miei gusti, coppie con gusti diversi dai miei, coppie taciturne, coppie loquaci, coppie di bevitori, coppie con figli, coppie di stranieri, coppie di ballerini, coppie simpatiche, coppie confuse. Ed ognuna di loro ha in mente una certa idea di matrimonio. Capire a che tipo di coppia sono davanti rappresenta il primo passo.

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LA FASE IDEATIVA

Venendo alla questione più propriamente tecnica, ecco come mi muovo di solito. Partendo dall’esperienza di anni di lavoro, ho ideato una sorta di pacchetto, altamente personalizzabile, da proporre a voi sposi cercando di sgravarvi di molte incombenze, facendomene carico, ad un prezzo che tutto sommato è ragionevole e competitivo. Ogni volta mi rendo disponibile a risolvere i vari problemi offrendo a voi solo soluzioni. Mi sono accorta che questa formula funziona e quindi, matrimonio dopo matrimonio, anno dopo anno, ho cercato di renderla sempre più completa e al passo con le ultime tendenze del settore.

In sostanza vado a proporre un carnet di soluzioni diverse, tenendo conto delle varie tipologie di coppie che solitamente scelgono una location come la nostra. Da esse si parte per costruire ogni matrimonio, che step dopo step acquisirà unicità, rispecchiando i desideri e i gusti più variegati.
La confezione che propongo comprende un evento completo, dall’aperitivo alla torta nuziale con la possibilità di personalizzare nei mini particolari ogni singolo elemento: dalla palette di colori ai fiori, dal tovagliato al set degli stampati, dal menu al vino, dalla torta nuziale ai fuochi d’artificio, dalla discoteca all’open bar. Ognuno di voi individua una traccia dalla quale partire e su quella ci concentriamo insieme per sviluppare l’intero ricevimento.

LA FASE ORGANIZZATIVA

In fase organizzativa, il primo e imprescindibile passo e quello di buttare giù un programma generale dell’intera giornata, individuando per ogni momento che comporrà l’evento un orario, uno spazio dedicato e un allestimento di massima con riferimento alle attrezzature necessarie.
Successivamente si andrà a lavorare sulla parte grezza, definendo i molteplici dettagli che caratterizzano ciascun momento: cibo e bevande, decorazioni floreali, complementi decorativi e d’arrendo, musica e via dicendo.

LA FASE ENOGASTRONOMICA

La questione più importante su cui concentrarsi è sicuramente la scelta del menu per la quale viene organizzata una prova in cui voi sposi, dopo essere stati ampiamente intervistati sulle vostre preferenze, potrete valutare una serie di piatti sia per gusto che per estetica. Anche in prova si propone un menu completo, si inizia quindi con l’aperitivo di stuzzichini finger accompagnato da un calice di bollicine o da un fresco analcolico alla frutta e si prosegue con il servizio e la presentazione delle portate principali al piatto: antipasti, primi, secondi, frutta e ovviamente la torta nuziale, innaffiando il tutto con un buon vino in bottiglia adeguato alle pietanze messe nel piatto.

Sulla questione menu coesistono tendenze in totale opposizione tra di loro. Alcuni di voi prediligono menu brevi, idealmente con 4 portate principali, altri invece desiderano offrire ai propri ospiti menu più strutturati e completi, con addirittura 6 portate principali. Chi opta per un menu più snello è probabile che decida di inserire un ricco buffet di dolci o di frutta da offrire agli invitati insieme alla torta nuziale. Menu, vini, buffet e torte sono sempre diversi a dimostrazione del fatto che gli eventi da noi sono cuciti su misura.

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LA FASE CREATIVA

La parte dedicata alle decorazioni è quella che preferisco. Ogni matrimonio, per quanto la location sia sempre la solita, risulta diverso. Riuscire ad interpretare i vostri desideri e mediarli trasformandoli in una bella tavola è sempre motivo di grande soddisfazione per me. Anche l’allestimento più semplice ed essenziale può essere valorizzato e reso speciale con piccoli dettagli ed accorgimenti relativi alla mise en place. Mi piace dedicarmi a questa parte più frivola, riesco ad incanalarci dentro il mio potenziale creativo.

La cura per la tavola è fondamentale tanto quanto un buon primo piatto che esce puntuale, fumante e cotto a puntino dalla cucina. Amo selezionare con voi il tovagliato, sbizzarrirmi nella ricerca di elementi decorativi sempre nuovi, imparare a conoscere sempre di più il mondo dei fiori e la loro stagionalità. La parte creativa è quella maggiormente sfidante in quanto si tratta di dare forma ad idee e parole, sperando sempre di farlo nel modo giusto ed in accordo con le vostre aspettative. Si arriva ad un punto in cui ogni aspetto della festa, su carta, è stato definito. A quel punto non resta che sposarsi.

LA FASE OPERATIVA

Si va in scena. Ogni nuovo matrimonio è come se fosse il primo. Non c’è un pilota automatico da impostare, ogni volta si riparte da zero e bisogna essere concentrati perché l’imprevisto è tassativamente sempre dietro l’angolo. La realizzazione di un ogni banchetto di matrimonio è un meccanismo complesso in cui tutti gli ingranaggi devono combaciare perfettamente, come i pezzi di un puzzle. Mi piace pensare al servizio – dalla sala alla cucina, dall’accoglienza alla progettazione – come ad una grande orchestra in cui tutti gli strumenti devono essere perfettamente sincronizzati sul tempo. Quando si alza il sipario ognuno contribuisce con il proprio lavoro alla riuscita dell’esecuzione. E in questi casi, in cui è buona per forza solo la prima, la sinergia tra le varie parti è un ingrediente fondamentale. Durante la vostra festa io sono il direttore d’orchestra, dall’inizio alla fine. Per carattere tendo a stare più dietro le quinte che sotto i riflettori, ma sappiate che anche nei momenti in cui non mi vedete io ci sono, e sto controllando che ogni aspetto del lavoro venga svolto al momento opportuno e nel modo migliore. Faccio tutto quello che mi è possibile per far sì che il vostro giorno più bello sia come lo avete sempre immaginato.

Come vi ho già detto non sono una wedding planner tuttavia ho una sconfinata e profonda passione per tutto ciò che riguarda le nozze. E la soddisfazione più grande arriva sempre alla fine, insieme alla stanchezza e al mal di piedi, ed è quel grazie detto di cuore dai voi sposi che, felici e spesso un po’ brilli, mi salutate ringraziandomi del lavoro svolto e del risultato ottenuto. E questo è ciò che conta.

Viva l’amore!!!